Manual de Finanzas

Todo el módulo se sostiene sobre cuatro cosas. Si entiendes cómo se relacionan, el resto del manual se lee solo.

Para que Pleno pueda cortar y reactivar clientes tiene que llegar a tus routers. Esto se hace en dos pasos separados, y confundirlos es el error más común al empezar.

2.1Una sola VPN por empresa

Pleno no abre un túnel por cada router. Abre uno solo por empresa, y ese túnel termina en un router: el router de borde, normalmente el que ya tiene salida a internet y desde el cual se alcanza el resto de tu red. Ese equipo hace de puerta: todo lo que Pleno necesita mandar a los demás routers pasa por ahí.

La consecuencia práctica es la que importa. Cuando después registres tus otros routers, la dirección que vas a escribir no es la IP pública ni la que usas tú desde la oficina. Es la IP privada con la que el router de borde llega a ese equipo.

2.2Paso 1 — Levantar el túnel

Ve a Configuración → VPN, en la barra lateral. Es la Configuración de la cuenta, no la de Finanzas.

1. Crear el contenedor y el túnel. Presiona Configurar Contenedor. Pleno crea un contenedor privado para tu empresa y genera las credenciales VPN a las que se va a conectar tu router de borde. Tarda alrededor de un minuto y no consume créditos.

2. Configurar el espacio del agente. Presiona Configurar Workspace. Es un paso aparte del anterior: si lo salteas, el túnel existe pero el agente de Gestión de Red no tiene dónde ejecutarse y queda fuera de línea.

3. Encender. Iniciar. El estado del contenedor pasa a Activo. Más adelante tienes también Reiniciar y Detener.

4. Elegir tu versión de RouterOS. 7.x o 6.x. La ves en Winbox, en System → Packages.

5. Pegar el script en el router de borde. Presiona Copiar script — ya lleva tus credenciales, no hay nada que completar. Abre la terminal de tu router de borde (Winbox → New Terminal) y pégalo. Es idempotente: puedes ejecutarlo varias veces sin romper nada.

6. Verificar. Presiona Probar VPN. El túnel debe decir Conectado y aparecer Router de borde alcanzable en pocos segundos. Si esto no da verde, no sigas al paso 2: nada de lo que registres va a funcionar.

2.3Paso 2 — Registrar los routers

Ve a Finanzas → Configuración → Routers y presiona Nuevo Router. Aquí registras cada router que administra clientes, incluido el de borde si también tiene clientes colgados.

Prepara el equipo antes de guardar

• Dedica una interfaz limpia. Un bridge o VLAN reservado para Pleno, sin dirección IP y sin clientes todavía. No reutilices la interfaz donde ya están tus clientes actuales.
• Habilita el acceso SSH con el usuario y la contraseña que vas a cargar aquí.
• Pega el script VPN que se genera después de guardar, en la terminal de ese router, para que el túnel se levante.

Tipos de conexión

Al guardar, Pleno configura esa interfaz de principio a fin: el gateway (primera IP de la subred), el servidor PPPoE, los perfiles de tus planes y la IP de cada cliente. No es instantáneo — corre en segundo plano y ves el avance en Estado de aprovisionamiento, en la misma pantalla.

2.4Los tres errores que se repiten

• Poner la IP pública en Host (IP). El túnel ya te puso dentro de la red; desde ahí la pública no aplica.
• Poner una IP que el borde no alcanza. Verifica con un ping desde la terminal del router de borde, no desde tu computadora.
• Saltear Configurar Workspace. El túnel figura creado pero el agente no tiene dónde ejecutarse.

En Finanzas → Configuración → Planes. Un plan es la plantilla de lo que vendes.

Si ya tienes clientes en WispHub, UISP, un Excel o cualquier otra cosa, no los cargues uno por uno. El asistente los importa desde una hoja de cálculo y hace coincidir los nombres de tus planes viejos con los de Pleno.

Está en Finanzas → Configuración → Migración, en Iniciar asistente de migración.

4.1Los cuatro pasos

1. Requisitos previos — confirmas router y planes, y eliges el modo.

2. Subir datos — cargas el archivo o pegas las filas.

3. Mapear planes — dices qué plan tuyo equivale a cuál de Pleno.

4. Revisar e importar — el sistema valida todo y recién entonces importa.

4.2Los dos modos

La primera pregunta es ¿Tus clientes ya tienen credenciales PPPoE?, y cambia qué columnas necesita el archivo.

4.3El archivo

Se aceptan Excel (.xlsx), CSV y archivos delimitados por tabulaciones, hasta 500 clientes por importación. También puedes copiar filas directamente desde Excel y pegarlas en la pantalla.

Lo más simple es empezar por Descargar plantilla Excel —o la de CSV— y llenarla. Así los encabezados quedan exactos; si falta una columna obligatoria o hay una repetida, el asistente lo rechaza antes de seguir.

4.4Mapear los planes

El asistente junta todos los nombres de plan distintos que encontró en tu archivo y te pide, para cada uno, cuál plan de Pleno le corresponde. Si dejas alguno sin mapear, te avisa cuántos faltan y no deja importar.

En la misma pantalla eliges el Router destino. Toda la importación va a un solo router, así que si tienes varios nodos, haz una importación por nodo.

4.5Revisar e importar

Antes de escribir nada, el asistente valida las filas y te muestra el resumen: cuántos clientes, cuántos activos, cuántos suspendidos y cuántas filas tienen errores. Si hay un solo error, no importa nada — o entra todo, o no entra nada. Estos son los rechazos más comunes:

El plan X no está mapeado

Falta decirle a qué plan de Pleno equivale. Vuelve al paso 3.

El plan mapeado usa otra moneda

El plan está en una moneda distinta a la de tu empresa. Se arregla en la configuración regional, no en el archivo.

Un plan con precio cero no puede iniciar suspendido

Si el plan no cobra nada, no hay deuda posible que justifique el corte.

Un cliente activo tiene la próxima fecha de pago en el pasado

Los activos deben tener vencimiento hoy o después, según la zona horaria de la empresa. Los suspendidos sí pueden conservar una fecha pasada.

Falta la IP del cliente, no es válida o ya está en uso

La IP es obligatoria en ambos modos, debe ser una IPv4 válida y no puede repetirse ni existir ya en Pleno.

Las coordenadas están incompletas o fuera de rango

Latitud y longitud son opcionales, pero se cargan juntas y dentro de sus rangos válidos.

El documento ya existe o está duplicado

El documento es opcional, pero si lo incluyes no puede pertenecer a otro cliente ni repetirse en el archivo.

El usuario PPPoE ya existe, o está duplicado en este lote

Dos clientes con el mismo usuario, o uno que ya cargaste antes. Los identificadores son únicos.

Los datos cambiaron; vuelve a validar

Editaste algo después de validar. En modo B las credenciales generadas quedan atadas a esa validación, así que hay que rehacerla.

4.6Qué pasa cuando importas

Por cada fila, Pleno crea el cliente y su suscripción, y después la configura en el router.

Los suspendidos con fecha pasada reciben los cargos de cada ciclo vencido y su próxima fecha avanza hasta el ciclo vigente. Si el suspendido tiene una fecha futura, Pleno registra un saldo inicial de un ciclo. En ambos casos queda cortado sin cobrar dos veces el mismo periodo.

Si algún cliente se importó pero su configuración no llegó al router, el asistente te lo dice al terminar. Los clientes quedan cargados igual; lo que falta es reintentar el aprovisionamiento, que ves en Estado de aprovisionamiento.

4.7Recomendaciones

• Prueba con cinco clientes primero. Importa un lote chico, revisa que se conecten de verdad, y recién ahí sube el resto. Es mucho más barato que descubrir un error en la fila 400.
• Una interfaz nueva y vacía. Dale a Pleno un bridge o VLAN reservado, sin clientes todavía, y pasa los tuyos uno por uno. Tu red actual queda intacta mientras migras.
• Una importación por router. Separa tu archivo por nodo antes de empezar.
• Revisa los nombres de plan antes de exportar. Si en tu sistema viejo el mismo plan está escrito de tres formas, vas a tener que mapear tres veces.
• Limpia las tildes de los usuarios PPPoE. Solo se aceptan caracteres ASCII.
• Máximo 500 por vez. Si tienes más, divide el archivo.

5.1El cliente

En Finanzas → Clientes. Haz clic en cualquier fila para editarla — no hay botón de lápiz, la fila entera es el botón.

5.2La suscripción

En Finanzas → Suscripciones. Al hacer clic en una fila se abre su ficha completa en una página propia — tiene dirección web, así que la puedes compartir o recargar sin perder dónde estabas.

Esta es la sección que más conviene entender bien, porque explica el 90 % de las preguntas de tus clientes y de tu propio equipo.

6.1El metrónomo

Cada suscripción tiene una fecha de vencimiento que avanza sola, como un reloj. Cuando llega esa fecha se emite un cargo por el precio total del plan y la fecha salta al siguiente ciclo. Esto pasa siempre: haya pagado o no, esté conectado o cortado.

Que un cliente cortado siga facturando no es un error, es la decisión correcta: ese cliente sigue ocupando un puerto en la caja, una fibra y un lugar en tu red. Lo que crece es su deuda. Si se va de verdad, la suscripción se cancela o se archiva, y ahí sí deja de facturar.

Si una suscripción estuvo sin tocarse varios meses, el sistema emite todos los cargos que correspondían, uno por ciclo, no un cargo grande redondeado. Cuando el día de vencimiento no existe en el mes siguiente —un vencimiento el 31 en un mes de 30— cae al último día de ese mes.

6.2El reloj de deuda y el corte

En el momento en que el saldo cruza por debajo de cero, arranca un reloj. El corte se calcula así:

corte = (día en que el saldo se puso negativo) + Días de Gracia

Antes de esa fecha el cliente está vencido pero con internet. Después, se corta. Y en cuanto el saldo vuelve a cero o más, el reloj se borra y el servicio se reactiva solo.

6.3Los cinco estados

6.4A qué hora corta

En Finanzas → Configuración → Operación, sección Hora de corte.

Una vez al día, a la hora que elijas, Pleno recorre todas tus suscripciones, emite los cargos que correspondan, suspende a los clientes sin pagar y reactiva a los que pagaron. Por defecto son las 04:00.

6.5Dar plazo

Cuando un cliente te pide unos días, no le cambies los Días de Gracia: eso es permanente y aplica a todos sus ciclos futuros. Usa el plazo de pago, que es una excepción de una sola vez.

Eliges una fecha y la conexión no se suspende hasta ahí, aunque haya vencido la gracia. Si el cliente ya estaba cortado, se reconecta hasta esa fecha. El plazo se consume solo cuando llega el siguiente ciclo de facturación, así que no se queda un cliente con plazo eterno por olvido. En el Panel ves todos los vigentes bajo Promesa de pago.

6.6Reactivación

No hay botón de «reactivar». Registras el pago, el saldo llega a cero o más, y el sistema reconecta al cliente en el router. Si el pago entró como Pendiente —por ejemplo una transferencia esperando conciliación— el cliente no se reactiva hasta que ese pago se apruebe o se concilie.

Mensajes de WhatsApp que salen solos antes del vencimiento. Se configuran en Finanzas → Configuración → Operación, sección Recordatorio de Pago.

7.1Qué configuras

7.2Variables del mensaje

{{client_name}}

Nombre del cliente

{{plan_name}}

Nombre del plan

{{plan_price}}

Precio del plan, en tu moneda y formato

{{current_debt}}

Lo que debe hoy (cero si no debe)

{{due_date}}

Fecha de vencimiento, DD/MM/AAAA

{{days_remaining}}

Días que faltan para el vencimiento

{{grace_days}}

Días de gracia de esa suscripción

{{company_name}}

El nombre de tu empresa

Hola {{client_name}}, tu plan {{plan_name}} vence
el {{due_date}} y el valor es {{plan_price}}.
Cualquier cosa nos escribes por aquí. — {{company_name}}

7.3Las reglas que evitan molestar a tus clientes

• Uno por ciclo, no uno por día. Cada suscripción recibe un solo recordatorio por período de facturación, aunque el sistema revise todos los días.
• Solo a quien corresponde. Se envía únicamente a suscripciones Activa o Vencida. Las cortadas, bloqueadas y canceladas no reciben nada.
• Nunca de madrugada. Fuera de la franja horaria los mensajes esperan a que abra.
• Si se pasó la franja, se recupera. Un recordatorio que no alcanzó a salir hoy sale mañana; no se pierde el ciclo entero.
• Se verifica dos veces. Justo antes de enviar cada mensaje se vuelve a leer el estado del cliente. Si pagó mientras la cola se vaciaba, no le llega el aviso.
• Se envían de a uno. Nunca en ráfaga: el canal los espacia para no arriesgar el número.
• Un número que falla no genera una tormenta. Si el envío falla, se marca como intentado igual y no se reintenta en bucle.
• Interruptor por cliente. El campo Recordatorio de cada suscripción excluye a ese cliente en particular.

8.1Registrar un pago

Desde Finanzas → Pagos con Registrar Pago, o desde la ficha de la suscripción. Los métodos son Efectivo, Transferencia, Tarjeta y Otro.

Puedes adjuntar el Número de Comprobante y fotos del voucher. Si el número ya fue usado en otro pago, el sistema te avisa antes de guardar.

8.2Un pago tiene dos estados, no uno

Esto confunde al principio y vale la pena tenerlo claro: cada pago lleva dos etiquetas independientes.

Los pagos en efectivo nacen Exento: no hay email de banco que buscar. Las transferencias y tarjetas nacen Sin conciliar y entran automáticamente al motor de conciliación de la sección 9.

8.3Comprobante automático por WhatsApp

En Finanzas → Configuración → Operación, sección Comprobante de Pago. Cuando se confirma un pago, el cliente recibe un PDF por WhatsApp sin que nadie haga nada.

Igual que los recordatorios, tiene una franja horaria. Un pago confirmado a las 2 de la mañana no despierta al cliente: el comprobante queda en cola y sale cuando abre la franja. El interruptor Comprobante de cada suscripción lo desactiva por cliente.

El diseño del PDF se edita en Plantilla de Comprobante: logo, prefijo y numeración, datos de tu empresa, pie de página e idioma de las etiquetas.

El problema que resuelve es viejo y conocido: el cliente dice que transfirió, tú tienes que entrar al banco a mirar, encontrar el movimiento, adivinar de quién es —porque el nombre del titular casi nunca es el nombre del servicio— y recién ahí habilitarlo. Multiplicado por cincuenta clientes a fin de mes.

Pleno lee los emails que tu banco te envía cuando recibes una transferencia, saca el monto, el remitente, la cédula y el número de comprobante, y los cruza contra los pagos que tienes cargados. Cuando hay una sola coincidencia posible, concilia solo.

9.1Cómo funciona, paso a paso

9.2Conectar tu casilla

En Finanzas → Configuración → Cuentas Bancarias, presiona Nueva Cuenta Bancaria.

1. Nombre — cómo la vas a reconocer: «Pichincha Corriente».

2. Banco — de qué banco son los emails. Determina qué plantilla se usa para leerlos.

3. Dominios permitidos — de qué dominios aceptas emails, por ejemplo pichincha.com. Es el filtro anti-fraude.

4. Caja banco — a qué caja entra el dinero conciliado.

5. Autorizar Gmail — le das permiso solo de lectura. Pleno no puede enviar, borrar ni modificar nada en tu correo, únicamente leer los mensajes de esos dominios.

9.3Cómo decide que una transferencia es de tal cliente

El sistema busca pagos que todavía no estén conciliados y que cumplan las tres condiciones:

• El monto coincide, dentro de la tolerancia que configures.
• Las fechas están cerca, dentro de la ventana de días que configures.
• Hay una llave fuerte que desempata: el documento del remitente coincide con el del cliente, o el número de comprobante del banco coincide con el que se cargó en el pago.

Si después de todo eso queda exactamente un candidato, se concilia. Si quedan cero o quedan varios, la notificación se queda en la bandeja y la resuelves a mano eligiendo el pago correcto. El sistema prefiere no hacer nada antes que asignarle el dinero al cliente equivocado.

El cruce funciona en los dos sentidos y sin importar el orden: si el email del banco llegó antes de que cargaras el pago, al cargarlo se busca hacia atrás y se concilia igual.

Las cuatro reglas configurables

9.4Por qué no se puede falsificar

Sin protección, cualquiera que sepa tu dirección de correo podría enviarte un email que parezca del banco diciendo «recibiste $20» y habilitarse el servicio solo. Por eso cada email se verifica con su firma DKIM, la firma criptográfica que el banco pone en sus mensajes y que no se puede imitar.

Un email que no pase esa verificación, o cuyo dominio no esté en tu lista de permitidos, nunca concilia ni aprueba nada: se guarda como Ignorado y ahí queda. Cada mensaje se procesa una sola vez, así que un reenvío tampoco duplica el cobro.

9.5Agregar tu banco: qué necesitamos de ti

Cada banco escribe sus emails distinto. Uno pone «Valor: $20,00», otro «Monto USD 20.00», otro lo mete dentro de una tabla con el nombre del titular en otra celda. Para leer un banco nuevo, en Pleno escribimos una plantilla de extracción específica para ese banco.

Esas plantillas son reglas exactas escritas a mano, no las escribe una IA. Es deliberado: el dinero de tus clientes no puede depender de que un modelo interprete bien un correo. Una regla exacta o acierta, o falla visiblemente — y cuando falla, la notificación cae en la bandeja para que la revise una persona, que es exactamente lo que quieres que pase.

Mientras tanto, un banco sin plantilla propia igual funciona con un lector genérico que reconoce los formatos más comunes de la región. Acierta bastante, pero menos: vas a ver más notificaciones cayendo en la bandeja para resolver a mano. Por eso conviene enviarnos el email apenas empiezas a operar con un banco nuevo.

9.6La bandeja

En Finanzas → Caja → Conciliación. Ahí ves todo lo que llegó del banco:

• Sin conciliar — llegó y es legítima, pero el sistema no supo de quién es. La cruzas tú eligiendo el pago.
• Conciliado — ya está cruzada con un pago.
• Ignorado — no pasó la verificación, o la descartaste a mano.

La cola de Revisión es la de la otra punta: pagos que confirmaste pero que nunca aparecieron en el banco pasado el plazo de gracia. Son los que conviene mirar — un error de digitación, o un cliente que dijo haber transferido y no lo hizo.

En Finanzas → Caja. Las cajas responden a dónde está físicamente el dinero que entra.

• Cajas de efectivo — pueden tener un responsable asignado, así cada cobrador rinde la suya.
• Cajas de banco — se alimentan de las transferencias conciliadas de la sección 9.
• Caja por defecto — donde aterriza cualquier ingreso que no tenga una caja resoluble.

Las pestañas de esa sección son Cajas, Movimientos, Proveedores, Conciliación y Cierre. El cierre compara lo que el sistema dice que deberías tener contra lo que contaste de verdad, y deja registrada la diferencia.

El cliente pagó y sigue sin internet

Mira el saldo: si sigue negativo, el pago no alcanzó a cubrir la deuda. Si está en cero o arriba, mira el estado: si dice Bloqueada, la bloqueaste a mano y el sistema no la va a tocar. Si el pago está Pendiente, todavía no cuenta como dinero.

Se cortaron clientes un día antes

La zona horaria del corte quedó en UTC. Define tu país en Configuración → Empresa. Sección 6.4.

No salen los recordatorios

Tres causas, en este orden: no hay canal de WhatsApp elegido, el cliente no tiene teléfono cargado, o el interruptor Recordatorio de esa suscripción está apagado. Verifica también que la hora actual esté dentro de la ventana de envío.

Las transferencias no se concilian

¿El cliente tiene el documento cargado? Es la llave principal. Después: ¿el monto entra en la tolerancia? ¿Las fechas están dentro de la ventana? ¿El dominio del banco está en la lista de permitidos? Si nada de eso falla, probablemente ese banco todavía no tiene plantilla — envíanos un email de ejemplo (sección 9.5).

No puedo cambiar la subred de un router

Está bloqueada porque el router ya tiene clientes asignados. Es intencional. Sección 2.3.

Registré un router y no hace nada

Prueba Probar VPN en Configuración → VPN. Si el túnel no responde, nada de lo que hay debajo funciona. Si responde, revisa que la IP en Host (IP) sea alcanzable desde el router de borde, no desde tu computadora.

Un cliente cortado sigue acumulando deuda

Es el comportamiento correcto: sigue ocupando un puerto de tu red. Si se fue de verdad, cancela o archiva la suscripción. Sección 6.1.

La migración rechaza filas activas por la fecha

Un cliente active debe tener fecha de pago de hoy o posterior según la zona horaria de la empresa. Si realmente está vencido y cortado, usa suspended; ese estado sí admite fechas pasadas. Sección 4.3.

Migré clientes y no se conectan

Los clientes se cargan aunque falle la configuración del router. Mira Estado de aprovisionamiento en la ficha del router. Si el modo fue «Sin PPPoE aún», además los equipos de tus clientes tienen credenciales nuevas y hay que cargarlas en cada uno. Sección 4.2.

Le di plazo y volvió a cortarse

El plazo dura hasta la fecha que pusiste y se consume cuando llega el siguiente ciclo de facturación. Si necesitas algo permanente, súbele los Días de Gracia. Sección 6.5.